1990年代，美國營運管理協會(APICS)對於ERP系統進行了學理上的定義─「企業資源規劃(ERP)為財務會計導向(Accounting-Oriented)的資訊系統，將涵蓋滿足採購、配銷、生產作業所需資源進行有效整合及規劃，提高企業的核心競爭力，從而取得最好的經濟效益」。但簡而言之，ERP系統就是一套系統、一個可以很多人一起用的軟體，將公司從採購、訂單、生產、庫存…等資料都用“數量”及“金額”紀錄在“同一個資料庫”中，透過一連串的加減乘除運算，即時(Real-time)讓企業了解目前公司剩餘資源、未來所需、過去歷史的整合資訊，並將所有作業流程鏈結財務設定，更明確呈現企業在一段期間內的經營成果，以強化帳務透明度，提供企業主作為管理改善的依據。

企業期待ERP系統可帶來的價值，有形的效益如降低存貨、人員的減少及生產力增加…等；無形的效益如增加公司資料的能見度、改善對客戶的回應速度、標準化電腦作業平台、對各系統(各模組)間嚴密整合..等，不脫整合資源、提升效率並降低成本。

● 整合資源:
過去各部門可能依據自有系統或人工管理客戶訂單，生產單位計算生產量時因為銷售訂單資料不即時或倉管原物料庫存數據不明確或無有效管理，無法有效計算所需供給量及採購量，故保險做法即拉高存貨水平，以防止停工待料的窘況，但同時也增加公司庫存及管理的營運成本；ERP即為建立一個標準作業平台，可以統整各部門在營運上所需資源，盤點公司目前所有資源，故可以統整未來所需，避免浪費。

● 提升效率:
若只是單純使用系統，未建立有效的資料輸入原則，系統資料容易流於“Garbage In Garbage Out”的窘境，也沒有辦法體現整合資訊；成本、費用沒有即時申請或審核、採購入庫數量、金額不正確，亦或對於銷售出貨資料登打錯誤或延遲，沒有即時的控管點確認庫存應入未入或是訂單及驗收/出貨資料不合，也會造成成本收入計算不準確、損益失真。依據公司作業，建立有效的資料輸入原則及依照公司流程建立管控點，才可以降低判讀資料的時間，加快決策時間、提升效率。

● 降低成本:
ERP導入案中迷思之一是認為導入系統人力成本或費用會因而降低。整合性資訊系統的導入，既有人力成本不會顯著降低，因為需處理的工作不會降低，但工作內容質變；藉由判斷資料正確性的時間降低、跨部門的資訊分享速度提升，提升查詢資訊及列印報表的效率，在不增加額外人力的狀況下，完成更多的工作及提升管理的強度；另外透過系統幫助，企業可以有完整成本結構及費用項目及金額，進而分析成本或費用發生增減的原因、檢討利用程度是否合理，進行製造流程或費用使用的改善，達成降低成本的目標。

是否應用ERP的價值仍在於“企業本身改變的意願”，ERP導入中能否可以改善輸入資料的品質、即時性及依照內稽內控的原則建置公司標準作業流程(SOP)至關重要。

會通資訊 ERP導入流程步驟

導入方法論即為協助使用者有效進行上述作業的過程。藉由系統教育訓練釐清公司作業流程、資料的整合及各部門權責，進行系統流程與現行作業差異比較並記錄調研，產出差異分析報告。ERP決策小組針對分析報告指示進行流程改造或必要客製的進行，在系統基本資料及期初餘額開帳建置前，確認各基本資料建立及作業權責，完成公司標準作業流程(SOP)建立。在實作(平行)上線時，藉由實際交易資料的輸入，進行狀況排除，改善或補足標準作業流程(SOP)的遺漏。

經由這樣的過程，改善輸入資料的品質、即時性，並建立符合內稽內控的作業流程，以降低判斷資料正確性的時間、提升資訊分享速度及透明度，從而分析成本、費用及收入組成，進行企業內部作業改善，發揮ERP應有價值。

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