在導入ERP的過程中，常常遇到用戶(User)諮詢料號編碼要如何規範，在這裡我先Google整理一下網路上常見的說法，再提出我們的說法與建議。

網路上常見的說法

1.反應分類、反應順序，即大分類+中分類+小分類
2.具備彈性，納入流水號概念，即大分類+中分類+小分類，再加上流水號
3.越短越好，使用對照表RE/RED、BL/BLUE…
4.避免使用特殊符號!@#$%^&*()，或較難辨識的英數字O/0、I/1
5.變動屬性不納入編碼 （請參考：關於料號與屬性 （批號） 於ERP的運用）
6.同類型的產品編碼長度應一致（最好一致，但非必要一致）

我們的說法與建議

當我們討論這個議題的時候，我們先想一想料號編碼是給誰用的? 首先ERP對料號的要求是甚麼? 就只有要求料號不重複。那其餘的主要功能是給人用的，所以跟人要有感情的連結：

1.看到料號的時候，要可以約略辨識出大概是甚麼東西
2.輸入料號的時候，要可以快速縮小搜尋範圍找到你要的
3.列印報表的時候，要把相類似的東西按分類排序在一起

綜合上面說法，我們對料號編碼的建議：可記憶、有順序、不重複。

大家常犯的錯誤

1.料號太長： 想要把全部的屬性（節段）都編到料號裡面導致料號太長，這個太長的料號已經超出你的記憶範圍，造成輸入效率降低或辨識效果不佳。
2.料號定長： 因為要求固定長度，所以全公司只有一種編碼規則，導致料號出現很多很多的00000，徒增辨識與輸入的困難，例如：A0000020040500。
3.一物一號的定義： 有必要區分：用途、成本、定價、責任… 時，才需要編不同的料號，不然就不建議多餘的料號。
► 用途：相同功能的東西因為品質因素導致客戶會指定用料(where used)，這樣就需要將供應商或製造商減碼編入料號，反之就不建議。
► 責任：不同的貨源會有不同的檢驗規範或料件承認程序，則料號要錯開。
► 定價：假如因為等級不同會導致銷售或採購的價格不同，在有使用價格表取價時，則需要把等級放到料號裡面。
► 成本：假如因為不同的來源需要分開計算庫存成本，就需要錯開料號。例如某某料號可以自製或外購，又或只有自製但有多種生產方式（BOM、BOR）者。但我們還是建議生產作業與管理需求之間要取得平衡，儘量避免因為管理因素讓前端作業變得複雜。

說個小故事

日前我遇見一個客戶案例，他的成品ITEM數總共約400多個品項，但是他們考量了重要屬性（節段）後卻編出了長度20碼的料號；我告訴他們400多個品項卻用了20碼來編號是不是太誇張了，請他們再縮短看看，但得到的回覆是這些屬性都很重要。後來總經理主持會議決議：樣品的料號以大類+流水號就好，常銷品維持少數重要屬性+流水號就好。
我們還是再次強調料號主要是給人看的，可記憶、有順序、不重複就好，至於統計分析我們會從料件基本檔的料件分類來達成，就如同你的血型、學歷…等資訊不會編入身分證編號裡面是一樣的道理。

如何引導用戶(User)制定料號編碼

1.請用戶(User)試著把公司全部的存貨做分類，把這些“分類”逐一記錄下來。
2.請顧問對這些“分類”再歸類為商品、成品、半成品、原料、物料。
3.在這個過程當中我們會發現還有一些特殊類別，例如客供料、樣品、維修零件、RMA庫存、庶務性或文具…等，有一些或許會是費用類料號，有一些或許會是成品或原物料的細分類…。
4.引導用戶(User)針對不同的存貨類別或不同的特性分出料件大類，例如原料有多種特性，則會編出多個料件大類，如41、42、43、…。
5.制定各個料件大類的編碼原則與對應的會計科目。

以下提供編碼原則的說明範例，希望對你有幫助。